Skanningscentralen på Centralsjukhuset
Skanningscentralen skannar restjournaler till Cosmic och personalakter till Comprima. Vänd dig till oss om du har frågor om hur du lämnar och skannar handlingar.
Lämna din handling hos oss
Så här gör du:
- Lägg restjournaler på avsedd plats i inlämningshyllan.
- Skilj på remisser, dagliga handlingar, akutjournaler och restjournaler.
- Dagliga handlingar läggs i facken märkta med klockslagen "8-10" och "10-12". Tiden för din inlämning avgör i vilket fack handlingarna ska ligga.
Skanningsplan
Ta del av Skanningsplanen. Planen innehåller information om hur handlingar ska hanteras.
Frågor och svar om skanning
Svar på vanligt förekommande frågor samt samlade instruktioner och rutiner.
Hur beställer jag patchblad?
Patchbladen beställs via regionens tryckeri.
Kom ihåg att ange antal exemplar av varje patchblad i din beställning.
E-post: ls.tryck@regionvarmland.se
Hur preparerar jag handlingar inför skanning?
Följ instruktionen:
Preparering av patientjournaler inför skanning INS-05596-v.4.0 (Vida)
För att se vilka handlingar som kräver preparering med patchblad se:
Skanningsplan (intranät)
Åtkomst till regionens nät krävs för att ta del av instruktionen och Skanningsplanen.
Varför ska jag använda journallistan?
Kort sammanfattning - ingen lista, ingen spårningsmöjlighet. Kom ihåg att alltid skriva ditt namn och telefonnummer på journallistan.
Journallistan används för att kontrollera att alla journaler som lämnas in finns bifogade. Om en journal saknas tar vi kontakt med dig.
Saknas en journal, eller om vi av någon annan anledning skickat tillbaka journalen till verksamheten för ytterligare kontroll, noteras det på journallistan.
Vilket händelsedatum väljer jag på försättsbladet?
Följ rutinen:
Registrering av händelsedatum vid skanning av restjournaler RUT-05452 (Vida)
Åtkomst till regionens nät krävs för att ta del av rutinen.
Hur hanterar jag skyddad identitet i samband med skanning?
Följ rutin:
Patienter med skyddade personuppgifter i Cosmic - RUT-06670 (Vida)
Åtkomst till regionens nät krävs för att ta del av rutinen.
Vilka journalhandlingar ska bevaras respektive gallras inför skanning?
Enligt arkivlagen för bevarande och gallring av allmänna handlingar, till exempel restjournaler, är grundregeln att handlingen ska bevaras.
Åtkomst till regionens nät krävs för att ta del av Skanningsplanen.
Vad är skanningsplan?
Skanningsplanen är ett hjälpmedel som är baserad på den tidigare Dokumenthanteringsplanen (DHP).
Skanningsplanen används för att få information om:
- En handling ska bevaras eller gallras.
- Vilken dokumenttyp handlingen tillhör.
- Handlingen ska prepareras med patchblad med mera inför skanning.
Åtkomst till regionens nät krävs för att ta del av Skanningsplanen.
Hur länge ska inskannade handlingar sparas i pappersform?
Lokalt skannade handlingar ska sparas hos verksamheten i 14 dagar.
Handlingar som skannas via Skanningscentralen sparas i minst 14 dagar efter inskanning.
Rutiner, instruktioner och journalmall
- Rutin för dokumentation av begäran om journalkopior (intranät, Vida)
- Rutin för registrering av händelsedatum vid skanning av restjournaler (intranät, Vida)
- Instruktion för sökning i Skanningsplanen (intranät, Vida)
- Instruktion för preparering av restjournaler tillhörande Cosmic inför skanning (intranät, Vida)
- Lokal skanning av restjournaler tillhörande Cosmic - INS-07586 (instruktion, Vida)
- Journallista - mall (Excel) Excel, 12 kB.
Kontaktinformation
Adress
Vi finns på Centralsjukhuset i Karlstad, plan 1 i hus 6.
Öppettider
Vardagar 08.00-16.45. Du kan lämna din handling klockan: 8.00-12.00 och 14.00-15.00.
Frågor
Patchning och preparering
Besök oss på plats eller kontakta oss via telefon eller e-post.
Telefon: 010-831 81 77
E-post: skanningscentralen@regionvarmland.se
Skanner och skanningsprogramvara
E-post: mikael.p.nilsson@regionvarmland.se
Telefon: 010-831 82 59