Anvisningar inför ansökan om forskningsmedel

Researchweb bygger på att den huvudsökande och de medsökande själva registrerar sig och skaffar ett eget lösenord. Därmed registreras ett personkort. Ingen ska ha mer än ett personkort i systemet.

Bifoga CV

Till personkortet ska CV bifogas. CV behöver bara läggas in en gång, men ska uppdateras löpande främst med avseende på arbetslivserfarenhet och publikationer.

CV är obligatoriskt för de personer i projektet som bidrar med vetenskaplig kompetens, d.v.s. huvudsökande och medsökande. Aktuell anställning och publikationer från de senaste fem åren ska framgå. Om sökande har delad tjänst ska detta specificeras, då Forskningsrådet har till uppdrag att stimulera forskning inom den kliniska verksamheten.

Exempel: Om du arbetar 50 % på kirurgkliniken, 30 % på universitetssjukhusets forskningscentrum och 20 % vid universitet ska detta registreras med tre olika poster i ditt CV där omfattningen av respektive anställning ska anges.

Som huvudsökande ansvarar du för att alla medsökande lägger in sitt CV i personkortet och att respektive CV och personkort är fullständigt ifyllda. Om en medsökande inte har lagt till information i sitt CV blir denne inte synlig för granskaren, vilket kan innebära att medsökanden inte tas med i bedömningen.

Som huvudsökande ansvarar du även för att ansökan innehåller tydliga uppgifter om medarbetare/forskarstuderandes del i respektive studie.

Ansökningar som saknar CV till stöd för Forskningsrådets samverkanskrav kommer inte att tas upp till granskning och avslås därmed.

Godkänn via e-post

Medsökande måste godkänna sin medverkan i projektet via en länk som skickas med e-post från ansökningssystemet till den e-postadress som är angiven i Researchweb. Godkännande av inbjudan kan göras upp till 48 timmar efter att ansökningstiden har stängts.

För att systemet ska kunna erbjuda utlovade tjänster är det viktigt att du har rätt e-postadress inlagd i systemet.

Formuläret består av följande sektioner med huvudrubriker:

• Sektion A – Övergripande projektinformation
• Sektion B – Projektbeskrivning
• Sektion C – Bilagor
• Sektion D – Sammanfattande kostnadsbeskrivning/ budget för projektet
• Sektion E – Huvudsökandes egen bedömning av projektets betydelse
• Sektion F – Vetenskaplig/ekonomisk redovisning

Du som sökande behöver inte fylla i formuläret uppifrån och ner och kan fram till inlämningsdatum göra ändringar i formuläret.

I Researchweb finner du en påbörjad ansökan i vänstermenyn under ”Mina sidor/mina ansökningar”. Vissa uppgifter ber vi dig fylla i för att kunna ta fram statistik ur systemet, därav en del upprepningar.

I formuläret finns grå avsnitt med information om vad du ska fylla i under den aktuella sektionen.

Vid flera rubriker i formuläret finns ett frågetecken (?). När du klickar på det får du en kort beskrivning av vad och hur mycket som ska skrivas i respektive fält.

Obligatoriska fält

Understrukna rubriker med ett + är obligatoriska att fylla i. Du kan inte slutföra ansökan utan att dessa är ifyllda. Rubrikerna är inte klickbara trots understrykningen.

Maximerade fält

Begränsningar för hur mycket text du kan skriva finns i flera fält, för att granskarna ska få en mer hanterbar mängd text att läsa. Har du överskridit detta säger systemet ifrån och du kan inte slutföra din ansökan.

Korrekturläsning

Att korrekturläsa ansökan ingår för dig som sökande som ett obligatoriskt moment i Researchweb. När du har fyllt i alla uppgifter ska du klicka på knappen ”Korrekturläs och slutför”. Din ansökan visas då i ett nytt fönster. Du kan korrekturläsa och ändra till du är nöjd.

Slutföra ansökan

Klicka på knappen ”Slutför” när du anser att ansökan är korrekturläst och klar. Även om du har slutfört, kan du gå in och ändra i din ansökan fram till och med den 15 september.

Bekräftelseblankett och signering

När du som sökande slutfört din ansökan och utlysningsperioden har stängts får du en bekräftelse per e-post på att ansökan kommit in. I mejlet får du även information om hur du går till väga för att sända in Blankett 1, för att ansökan ska gå vidare i beredningsprocessen. Blankett 1 skrivs ut, signeras av huvudsökanden samt ansvarig verksamhetschef och skickas in som PDF till Forskningsrådets administratör, senast den 22 september 2025.

I mitten av december får du ett besked per e-post om beviljande eller avslag. När du vill rekvirera dina medel går du in i din ansökan och klickar på knappen "blankett".

I blankett 2 finns även den ekonomiska kalkylen länkad. Båda dessa ska skrivas ut och signeras och därefter skickas som PDF till Forskningsrådets administratör. EPN-beslut ska bifogas om det inte är inlagt i ansökan.

Styrelsens beslut kan inte överklagas.

Krav för fortsättningsansökan

När du ansöker om fortsättningsanslag ska du lämna en utförlig redovisning av hur redan beviljade medel har nyttjats och hur ditt projekt framskridit. Detta gör du under sektion F ”Vetenskaplig/ekonomisk redovisning” som lägesrapport i aktuell fortsättningsansökan. Saknas denna information under sektion F går ansökan inte vidare för bedömning.

Du ska i din fortsättningsansökan, under rubriken "Projekt jag söker fortsättningsanslag för" ange vilken din grundansökan är. Detta gör du genom att gå in i listan och markera den grundansökan som du tidigare beviljats medel för. Alla beslutade ansökningar kan väljas. För tidigare projekt med avslag gör du en ny grundansökan.

Du som sökande kan beviljas medel maximalt tre gånger för samma projekt.

Som sökande ska du ange antagningsdatum till forskarutbildningen för de forskarstuderande, samt deras forskningshandledare, institutions- och universitetstillhörighet. Uppgifter om universitet och institution för respektive forskningshandledare (huvud- och bihandledare) ska anges, även om handledaren inte tillhör sjukvårdsregionen.

Medel kan endast sökas för forskarstuderande som är antagna vid lärosäten inom Mellansverige och som dessutom är anställda vid någon av regionerna inom Mellansverige. De forskarstuderande måste vara antagna innan medel för dem betalas ut.

Sjukvårdsregionala forskningsrådet har beslutat att följande riktlinjer gäller för budget och kostnader:

• Som sökande ska du specificera behovet av medel i exakta belopp. Det ska tydligt framgå hur medlen ska användas, exempelvis till personal, arbetsmoment, delstudier och eventuell annan finansiering.
• Den angivna budgeten ligger till grund för rekvisition av medel. Den ekonomiska kalkylen ska överensstämma med slutredovisningen av projektet.
• Den totala budgeten får inte överstiga 750 000 kronor per ansökningsomgång och avser ett projektår.

Lön och ersättning

• Personalkostnader ska anges som bruttokostnader inklusive sociala avgifter.
• Gåvor till deltagare eller medarbetare får inte finansieras med medel från Forskningsrådet.
• Ersättning till klinik för patientrekrytering beviljas inte.

Materialkostnader och indirekta kostnader (overhead)

• Administrativa kostnader och overhead får inte belasta medlen från Forskningsrådet.
• Lokalkostnader ska inte ingå, då arbetsgivaren förväntas tillhandahålla nödvändiga lokaler.
• Kostnader för forskarutbildningskurser beviljas inte.
• Driftskostnader avser interna eller externa undersöknings- och analyskostnader direkt kopplade till projektet.
• Utrustning får endast avse projektspecifik utrustning, exempelvis särskild mätutrustning. Ordinarie utrustning som datorer, IT-program och licenser för dataprogram (exempelvis SPSS) beviljas inte.

Kommunikation och spridning

Konferenskostnader

Medel för att medverka vid konferenser beviljas endast vid:

• Personlig inbjudan att presentera projektet, eller accepterat abstract som ska presenteras.
• Gäller för en person och kan inkludera resa, logi och konferensavgift.
• Maximalt belopp: 10 000 kronor för en konferens inom Europa, eller 20 000 kronor för en konferens utanför Europa.
• Slutredovisning ska inkludera titel på presentationen, konferensnamn och datum för presentation av paper/poster eller motsvarande.

Resor för datainsamling

• Kostnader för resa och logi i samband med datainsamling kan beviljas om de är motiverade i projektplanen.
• Syfte, resmål och koppling till projektet ska tydligt framgå.
• Deltagare ska vara angivna som sökande eller medsökande.
• Maximalt belopp: 10 000 kronor för projektrelaterade resor, i första hand för datainsamling.
• Resor för deltagande i utbildningar beviljas ej.
• Regionens riktlinjer för upphandlade resor gäller.

Publikationskostnader

Kostnader för publicering ska i första hand täckas via publiceringsavtal som tillhandahålls av regionbibliotek eller motsvarande.

Omdisponering

• Vid behov av omdisponering av medel under projektets gång, kontakta Forskningsrådets administratör innan medlen används, för att ansökan om detta.
• Om slutredovisningen avviker väsentligt från den ursprungliga budgeten kan återbetalning av medel krävas.
• Slutredovisningen ska överensstämma med den ekonomiska kalkyl som lämnades vid rekvisition, och samverkan mellan regioner ska framgå.

Oförbrukade medel

Alla medel som inte har förbrukats under projektåret ska återbetalas till Forskningsrådet.

Författare eller medförfattare till en vetenskaplig publikation ska uppfylla samtliga av följande kriterier. Du ska:

• i betydande mån ha bidragit vetenskapligt till projektet.
• ha deltagit i skrivandet av en första version av publikationen och/eller ha deltagit i det fortsatta revisionsarbetet med insatser av vetenskaplig karaktär i tillräcklig omfattning för att offentligt kunna ta ansvar för tillämpliga delar av projektets innehåll och slutsatser.
• ha godkänt slutversionen av manuskriptet och därmed erkänt ditt ansvar för publikationen.

Författare ska ha möjlighet att granska all primär dokumentation, instämma med arbetets konklusioner och intyga att projektet har vetenskaplig kvalitet.

Det meriterar inte till författarskap:

• att som chef eller ansvarig för forskningsanslag stödja projektet.
• att enbart delta i datainsamlingen.
• att bidra med rutinmässigt tekniskt arbete.
• att ge generell handledning till forskargruppen.

Den som bidragit till arbetet, men inte tillräckligt för att vara medförfattare/medsökande, bör omnämnas i acknowledgements.

Författarordning

När du som sökande hänvisar till publikationer bör första namnet i författarordningen vara den som genomfört merparten av arbetet i studien/publikationen. Den som lagt ner näst mest arbete bör stå som andra namn. Sista namnet bör vara den seniora forskare som har fungerat som handledare/vetenskaplig garant.

När du hänvisar till publikationer, manuskript och konferensbidrag ska dessa innehålla följande:

Vetenskapliga publikationer

• Författare och medförfattare, i ordning enligt stycket "Författarordning" under rubriken ”Krav på författare och medförfattare”
• Publikationsår, tidskriftsnummer/kapitel och sidnummer
• Titel
• Tidskriftens/bokens fullständiga namn

Genomförd spridning och implementering

• Författare och medförfattare
• Namn på samtliga som deltog i presentationen
• Titel, om möjligt
• Namn på konferensen/mötet
• Datum när mötet hölls

Konferensbidrag

• Författare och medförfattare, i ordning enligt stycket "Författarordning" under rubriken ”Krav på författare och medförfattare”
• År
• Titel
• Konferens och konferensort

Manuskript

• Författare och medförfattare, i ordning enligt stycket "Författarordning" under rubriken ”Krav på författare och medförfattare”
• Titel
• Tidskriftens/bokens fullständiga namn om sådan finns

För att lämna en slutredovisning i Researchweb:

• Logga in, och klicka i menyn till vänster på "Egna ansökningar"
• Välj den ansökan du ska redovisa
• Klicka på ”Ändra” högst upp i formuläret
• Längst ner i formuläret finns sektion F, ”Vetenskaplig/ekonomisk redovisning”
• Välj rapporteringsläge "slutrapport" och fyll i övriga fält
• När du har gjort redovisningen, klicka på ”Spara” och därefter på ” Korrekturläs och slutför”.

Skriva ut slutredovisning

För att skriva ut ”Ekonomisk slutredovisning, RFR” ska du klicka på ”Sammanställning, knappen högst upp i din ansökan. Därefter klickar du på "Skriv ut"-knappen. Sammanställningen ska sedan skrivas under av dig som sökande, verksamhetschef och av den egna regionens enhetsekonom/controller. Skicka den underskrivna ekonomiska slutredovisningen som PDF till Forskningsrådets administratör.